Agentur weg? So retten Sie Domain, Website & E-Mail

Es ist eine Situation, die häufiger vorkommt, als man denkt: Der Dienstleister, der vor Jahren die Website gebaut hat, meldet sich nicht mehr. E-Mails bleiben unbeantwortet, das Telefon geht nicht mehr, die Firma ist vielleicht gar nicht mehr aktiv. Und Sie sitzen da mit einer Website, an die niemand herankommt — und mit der bangen Frage, was passiert, wenn Sie etwas ändern.

Bei einem unserer Kunden, einem Nutzfahrzeughändler, war genau das der Fall. Die größte Sorge war dabei nicht die Website. Es waren die E-Mail-Adressen. Über die laufen Anfragen, Angebote und Rechnungen. Sie zu verlieren wäre deutlich schlimmer gewesen als eine veraltete Website.

Die gute Nachricht vorweg: In den allermeisten Fällen ist nichts verloren. Aber die Reihenfolge, in der Sie vorgehen, entscheidet darüber, ob es glattgeht oder ob es tatsächlich weh tut.

Zuerst: Klären, was Ihnen überhaupt gehört

Eine Website besteht aus drei Dingen, die technisch völlig unabhängig voneinander sind. Das ist der wichtigste Punkt überhaupt, und fast niemand weiß es:

Die Domain — Ihre Adresse, zum Beispiel \ihrbetrieb.de\. Sie ist bei einer Registrierungsstelle eingetragen und hat einen Inhaber.

Der Webspace — der Ort, an dem die eigentliche Website liegt.

Das E-Mail-Postfach — kann beim selben Anbieter liegen, muss es aber nicht.

Diese drei kann man einzeln umziehen. Sie können also die Website wechseln und die E-Mail unangetastet lassen. Genau darauf beruht ein Umzug ohne Ausfall.

Der entscheidende Punkt bei .de-Domains

Bei einer \.de\-Domain sind Sie als Domaininhaber im Register eingetragen — nicht Ihre Agentur. Vorausgesetzt, es wurde damals sauber gemacht.

Das können Sie selbst nachsehen: Auf der Website der DENIC, der zentralen Vergabestelle für \.de\-Domains, gibt es eine Abfrage. Dort steht, wer als Inhaber hinterlegt ist.

Steht dort Ihr Betrieb, sind Sie in einer guten Position: Die Domain gehört Ihnen, unabhängig davon, wer sie technisch verwaltet.

Steht dort die Agentur, ist die Lage unangenehmer — dann gehört Ihnen die Adresse formal nicht. Auch das lässt sich klären, aber es dauert länger und Sie sollten sich Unterstützung holen.

Machen Sie diese Abfrage als Allererstes. Alles Weitere hängt davon ab.

Der Fehler, der wirklich weh tut

Die häufigste und teuerste Panne beim Anbieterwechsel ist immer dieselbe: Jemand stellt die Nameserver um, ohne vorher die bestehenden Einträge zu sichern.

Vereinfacht gesagt sind die Nameserver das Adressbuch Ihrer Domain. Darin steht, wo die Website liegt — und über die sogenannten MX-Einträge auch, wohin die E-Mails gehen sollen.

Wer die Nameserver umstellt, tauscht das komplette Adressbuch aus. Steht im neuen Adressbuch kein MX-Eintrag, gibt es plötzlich keinen Weg mehr zu Ihrem Postfach. Die E-Mails kommen nicht später an — sie kommen gar nicht an. Und der Absender bekommt oft nicht einmal eine Fehlermeldung.

Genau das ist die Angst, die Betriebe davon abhält, einen längst überfälligen Wechsel anzugehen. Zu Recht, wenn man es falsch macht.

Die richtige Reihenfolge

1. Bestand aufnehmen. Notieren Sie alle aktuellen DNS-Einträge, bevor irgendetwas angefasst wird — insbesondere die MX-Einträge für E-Mail und die SPF-Einträge. Das ist die Sicherungskopie, ohne die man nicht anfangen sollte.

2. Zugang zur Domain herstellen. Bei \.de\-Domains läuft ein Anbieterwechsel über einen Freigabecode. Reagiert der alte Anbieter nicht, gibt es Wege über die DENIC — als Inhaber sind Sie nicht auf sein Wohlwollen angewiesen.

3. E-Mail zuerst, Website danach. Klingt verkehrt herum, ist aber richtig. Die E-Mail ist der kritische Teil. Bringen Sie die Postfächer auf einen eigenständigen Anbieter, bei dem Sie selbst die Kontrolle haben. Danach ist die Website nur noch Kür.

4. Einträge im neuen Adressbuch nachbauen. Bevor die Nameserver wechseln, müssen alle Einträge beim neuen Anbieter identisch angelegt sein. Dann merkt niemand etwas vom Umzug.

5. SPF und DKIM setzen. Diese beiden Einträge bestätigen, dass Ihre E-Mails echt sind. Fehlen sie, landen Ihre Rechnungen beim Empfänger im Spam-Ordner — ein Problem, das oft erst Wochen später auffällt und dann schwer zuzuordnen ist.

6. Alte Adressen weiterleiten. Wenn sich beim Website-Wechsel die Seitenadressen ändern, brauchen die alten Adressen dauerhafte Weiterleitungen auf die neuen. Sonst verlieren Sie Ihre Google-Platzierungen. Wie das im Detail geht, steht in unserer Relaunch-Checkliste.

Wie lange das dauert

Der eigentliche Umzug ist an einem Tag machbar. Was Zeit kostet, ist der Zugriff auf die Domain, wenn der alte Anbieter nicht mitspielt — dafür sollten Sie ein bis drei Wochen einplanen.

Deshalb der praktische Rat: Warten Sie nicht, bis etwas kaputt ist. Solange die Website noch läuft und die E-Mails ankommen, haben Sie Ruhe zum Sortieren. Wenn der Server ausfällt, haben Sie die nicht mehr.

Was Sie ab jetzt anders machen sollten

Nach einem solchen Umzug lohnt es sich, drei Dinge dauerhaft festzuhalten — unabhängig davon, mit wem Sie künftig arbeiten:

• Die Domain läuft auf Ihren Namen. Nicht auf den der Agentur. Das ist nicht Misstrauen, das ist Grundausstattung.
• Sie haben die Zugangsdaten. Zu Domain, Hosting und E-Mail — im Passwort-Manager, nicht in einem alten E-Mail-Verlauf.
• Sie können Inhalte selbst ändern. Eine Website, für die Sie bei jeder Preisänderung jemanden anrufen müssen, macht Sie wieder abhängig. Ein Redaktionssystem löst das.

Beim eingangs erwähnten Nutzfahrzeughändler haben wir genau so gearbeitet: Domain, DNS, E-Mail und Website vollständig umgezogen, kein Postfach verloren, keine Adresse geändert. Die neue Website pflegt der Inhaber seitdem selbst. Die ganze Geschichte steht in der Case Study.

Sie stecken gerade in dieser Situation?

Dann ist der erste Schritt immer derselbe: nachsehen, wer als Domaininhaber eingetragen ist. Das kostet fünf Minuten und entscheidet über alles Weitere.

Wenn Sie sich unsicher sind oder das Ergebnis nicht einordnen können, schreiben Sie uns kurz. Wir schauen uns Ihre Domain an und sagen Ihnen ehrlich, wie Ihre Lage ist — auch dann, wenn Sie den Umzug anschließend woanders machen lassen.

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